Polityka prywatnosci

Twoje dane sa Twoja wlasnoscia. Tu wyjasniamy jak je chronimy.

1. Kto jest administratorem Twoich danych

BinSoft Sp. z o.o. z siedziba w Warszawie, swiadczacy usluge Artemis AI Asystent.

2. Jakie dane zbieramy

• Konto klienta: imie, nazwisko, email, hasło (zaszyfrowane Argon2ID), telefon (opcjonalnie).
• Dane rozliczeniowe: nazwa firmy, NIP, adres, dane do faktury VAT.
• Rozmowy chatbota: tresc pytan klientow Twojej strony i odpowiedzi AI (przechowywane do 90 dni, retencja konfigurowalna).
• Logi techniczne: adres IP, data i godzina, user-agent (do 30 dni).
• Pliki cookie: sesja logowania, preferencje (lista w panelu cookies).

3. Do czego wykorzystujemy dane

• Swiadczenie uslugi (rozmowy AI, eskalacje, raporty)
• Wystawianie faktur i platnosci (Przelewy24)
• Wsparcie klienta (odpowiedzi na zapytania)
• Bezpieczenstwo (wykrywanie naduzyc, blokady)
• Komunikacja marketingowa (tylko za zgoda - newsletter)

4. Komu udostepniamy dane

• Anthropic - dostawca modelu jezykowego Claude, ktory pisze odpowiedzi asystenta AI. Otrzymuje tresc rozmowy. Umowa powierzenia, bez uczenia modeli na tych danych. Szczegoly w pkt 9.
• TypeSafe - dostawca modelu Jev, ktory w nowej wersji asystenta ocenia tylko, do jakiego dzialu skierowac sprawe. Otrzymuje tekst rozmowy z zamaskowanymi adresami e-mail i numerami (telefon, NIP, PESEL, konto). Szczegoly w pkt 9.
• OpenAI - dostawca uslugi wyszukiwania po znaczeniu w bazie wiedzy asystenta. Otrzymuje samo pytanie z usunietymi danymi kontaktowymi. Szczegoly w pkt 9.
• Cyberfolks - hosting w Warszawie. Umowa powierzenia.
• Cloudflare - CDN i ochrona DDoS. Standard Contractual Clauses.
• Przelewy24 (PayPro SA) - obsluga platnosci.
• KSeF (MF) - faktury elektroniczne (wymog prawny).

NIE sprzedajemy Twoich danych nikomu. Nie ma reklam.

5. Jak dlugo przechowujemy dane

• Konto klienta: do momentu usuniecia + 30 dni (backup)
• Faktury i ksiegowosc: 5 lat (wymog prawny)
• Rozmowy chatbota: konfigurowalne (default 90 dni, max 365 dni)
• Logi: 30 dni

6. Twoje prawa (RODO)

• Dostep - mozesz pobrac wszystkie dane (panel: Konto - RODO - Eksport)
• Sprostowanie - edytuj dane konta
• Usuniecie ("prawo do bycia zapomnianym") - panel: Konto - Usun konto
• Sprzeciw - wstrzymanie przetwarzania w celach marketingowych
• Przenoszenie - export JSON Twoich danych
• Skarga - do UODO

7. Bezpieczenstwo

• SSL/TLS na wszystkich polaczeniach (Let's Encrypt + CF)
• Hasla zaszyfrowane Argon2ID
• Backup codzienny + offsite
• Multi-tenant izolacja (kazdy klient w osobnej przestrzeni)
• 2FA dostepne dla kont

8. Cookies

Uzywamy cookies sesyjnych (logowanie) i analitycznych (Plausible, anonimowe). Pelna lista i zarzadzanie w widget cookies u dolu strony. Brak Google Analytics, brak Facebook Pixel.

9. Asystent AI i dostawcy uslug sztucznej inteligencji

Na stronach BinSoft i na stronach naszych klientow dziala asystent AI (okno czatu z etykieta "Asystent AI"). Odpowiedzi generuje system sztucznej inteligencji, nie czlowiek. W kazdej chwili mozna poprosic o kontakt z czlowiekiem - asystent utworzy wtedy zgloszenie dla zespolu obslugi. Asystent nie podejmuje decyzji wywolujacych skutki prawne; ocenia jedynie, do ktorego dzialu skierowac sprawe i czy jest pilna.

• Co przetwarzamy: tresc wiadomosci wpisanych w czacie oraz dane, ktore rozmowca sam poda (np. imie, nazwa firmy, NIP, e-mail, telefon), a takze dolaczony przez niego zrzut ekranu. Prosimy nie wpisywac w czacie hasel ani danych szczegolnych kategorii (np. o zdrowiu).
• Po co: aby odpowiedziec na pytanie i obsluzyc zgloszenie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w prawnie uzasadnionym interesie polegajacym na obsludze i rozwoju uslugi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dla rozmow na stronach naszych klientow administratorem danych rozmowcy jest wlasciciel strony, a BinSoft przetwarza je na jego zlecenie.
• Dostawcy uslug AI (podmioty przetwarzajace, a dla rozmow na stronach naszych klientow - dalsze podmioty przetwarzajace):
  • Anthropic (model jezykowy Claude) - otrzymuje tresc rozmowy wraz z danymi, ktore rozmowca w niej poda, i dolaczonym zrzutem ekranu, aby wygenerowac odpowiedz. Zgodnie ze swoimi warunkami handlowymi nie uzywa tych danych do uczenia modeli i usuwa je ze swoich systemow w ciagu 30 dni, z wyjatkiem tresci oznaczonych przez jego systemy bezpieczenstwa jako naruszenie zasad uslugi oraz sytuacji, w ktorych dluzsze przechowywanie nakazuje prawo. Wyjatek stanowi pamiec asystenta: gdy rozmowe obsluguje dotychczasowa wersja asystenta (takze w zastepstwie nowej, np. w razie jej awarii), po rozmowie osobne zapytanie do Anthropic moze wybrac z niej fakty podane przez rozmowce (np. nazwe firmy, NIP, imie i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, opis problemu) i zapisac je w magazynie pamieci u Anthropic, aby asystent mogl z nich skorzystac przy kolejnej rozmowie z tej samej przegladarki. Te zapisy nie podlegaja 30-dniowemu usuwaniu - sa przechowywane u Anthropic do czasu, gdy je wycofamy (na zadanie rozmowcy albo przy porzadkowaniu wpisow nieaktywnych dluzej niz 90 dni). Mozemy tez przekazac Anthropic tresc rozmow z asystentem (bez maskowania danych) do analizy, na ktore pytania baza wiedzy asystenta nie ma dobrej odpowiedzi, aby ja uzupelnic.
  • TypeSafe (model Jev, w nowej wersji asystenta) - otrzymuje ostatnie wiadomosci rozmowy, w ktorych przed wysylka maskujemy adresy e-mail oraz numery telefonow, NIP, PESEL, kont i inne ciagi co najmniej 7 cyfr. Imiona, nazwiska, nazwy firm i adresy pocztowe podane w rozmowie nie sa usuwane. Tekst trafia do TypeSafe wylacznie po to, aby ocenic, do ktorego dzialu skierowac sprawe, czy jest pilna, czy rozmowca jest zdenerwowany i czy prosi o czlowieka. Nie tworzy odpowiedzi dla rozmowcy. Wedlug deklaracji dostawcy dane nie sa uzywane do uczenia modeli.
  • OpenAI (wyszukiwanie po znaczeniu) - asystent moze korzystac z tej uslugi, aby znalezc w bazie wiedzy artykul najlepiej pasujacy do pytania. OpenAI otrzymuje wylacznie tresc biezacego pytania (przy pytaniu uzupelniajacym - takze poprzedniego pytania), z ktorej przed wysylka usuwamy dane kontaktowe: adresy e-mail, numery telefonow, NIP, PESEL, numery kont i zgloszen, adres oraz przedstawienie sie (np. "nazywam sie..."). Nie otrzymuje historii rozmowy, odpowiedzi asystenta ani identyfikatora rozmowcy i nie tworzy odpowiedzi. Inne dane wpisane w tresci pytania (np. imie i nazwisko kontrahenta) moga zostac przekazane razem z pytaniem. Zgodnie z warunkami dostawcy dane przekazane przez API nie sa uzywane do uczenia modeli, a zapisy sluzace wykrywaniu naduzyc sa przechowywane nie dluzej niz 30 dni, chyba ze dluzsze przechowywanie nakazuje prawo.
• Transfer poza EOG: dostawcy uslug AI moga przetwarzac dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa sie na podstawie umow powierzenia przetwarzania danych zawartych z tymi dostawcami oraz mechanizmow przewidzianych w rozdziale V RODO, wskazanych w tych umowach. Informacje o zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii przekazujemy na prosbe: [email protected].
• Twoje prawa: jak w pkt 6. Rozmowca na stronie naszego klienta moze skierowac zadanie do wlasciciela tej strony albo do nas: [email protected].

10. Pytania

Inspektor Ochrony Danych: [email protected]
Ogolny kontakt: [email protected]